Índice de contenidos
1. Principios
2. Ámbito de aplicación
3. Objetivos
4. La responsabilidad personal
5. El cumplimiento de la ley
6. Relaciones con los compañeros de trabajo
7. Relaciones con los clientes y proveedores
8. Desarrollo profesional y formación
9. Seguridad y salud en el trabajo
10. Protección del medioambiente
11. Prevención del blanqueo de capitales
12. Derecho a la intimidad
13. Confidencialidad y uso de información de la Diócesis de Zamora
14. Uso y protección de activos de la Diócesis de Zamora
15. Entrada en vigor y aceptación del Código
1. Principios
La Diócesis de Zamora quiere ser una institución de servicio a los demás y sabemos que éste será auténtico si está basado en las buenas prácticas. Por ello, queremos que nuestra institución se fundamente en los principios de:
- Ética y moral cristianas
- Responsabilidad
- Ética profesional
- Integridad
- Honradez
- Lealtad
- Eficacia
1.1. Nuestro Código de Ética y Conducta constituye una declaración expresa de los principios, valores y pautas de conducta que deben inspirar y guiar el comportamiento de las personas integradas en la diócesis en el desarrollo de su actividad laboral y pastoral.
1.2. Estos principios y valores describen el comportamiento que esperamos de nuestros directivos y empleados.
1.3. El presente Código aspira a compartir con las personas que integran la Diócesis los principios corporativos que forman parte de la cultura de buenas prácticas. A tal efecto, desarrollamos los modelos de comportamiento que se fundan en los principios mencionados, coadyuvando, además, en la prevención de actuaciones contrarias a la ley.
1.4. La finalidad última de nuestro Código de Ética y Conducta es fomentar un ambiente laboral responsable más allá de las exigencias legales, para todos los integrantes de nuestra organización institucional, de quienes se espera el más alto nivel de comportamiento ético e integridad.
2. Ámbito de aplicación
2.1. La gestación del presente código de ética y de conducta ha tenido como punto de partida la iniciativa del órgano de administración de la Diócesis de Zamora; sin embargo, todo el equipo directivo y la totalidad de los empleados asumen el compromiso de compartir su implementación y hacerlo propio, trabajando para lograr su dinamización hasta lograr su total consolidación en la cultura institucional.
2.2. El presente código es de aplicación para las siguientes personas:
(1) Obispo
(2) El órgano de la administración diocesana
(3) Presbíteros
(4) Los empleados (seglares)
(5) Personas asociadas
3. Objetivos del Código de Ética y Conducta
3.1. Son objetivos del nuestro Código de Ética y Conducta los siguientes campos de actuación:
(a) Responsabilidad personal
(b) Cumplimiento de la ley
(c) Relaciones con los compañeros de trabajo
(d) Relaciones con los colaboradores y proveedores
(e) Desarrollo profesional y formación
(f) Seguridad y salud en el trabajo
(g) Protección del medio ambiente
(h) Prevención del blanqueo de capitales
(i) Derecho a la intimidad
(j) Confidencialidad y uso de la información de la Diócesis
(k) Uso y protección de activos de la Diócesis y de terceros
4. Somos responsables cuando seguimos principios éticos
4.1. Las personas vinculadas a la Diócesis de Zamora deben aceptar su responsabilidad personal por el cumplimiento del manual de compliance y el presente código. A tal efecto, deberán tomarse el tiempo necesario para leerlos y comprenderlos y para conocer las consecuencias que se derivan de su incumplimiento.
4.2. En especial, son sus principales deberes:
(1) Desempeñar sus respectivas funciones con honradez, cuidado, diligencia, profesionalidad e integridad
(2) Asumir y cumplir el compromiso de actuar siempre haciendo lo correcto
(3) Entender su pertenencia a la Diócesis como su compromiso de formar parte de un equipo de trabajo y que cuando se falta a dicho compromiso se está fallando al equipo
(4) Hacer siempre aquello que se promete
(5) Ser sincero y no buscar una excusa para no serlo
(6) Ser ordenado en su persona y en su trabajo
(7) No llevar a cabo compromisos o hacer promesas de cualquier tipo, a sabiendas de que con ellas se está perjudicando los intereses de la Diócesis
(8) Entender y asumir que el incumplimiento de las normas no puede ser tenido como una opción a considerar dentro del marco de riesgo institucional
(9) Poner en conocimiento del órgano de administración cualquier acto del que tengan conocimiento que implique un derroche, fraude, abuso o corrupción
5. Cumplimos con la legalidad vigente
5.1. El compromiso de la Diócesis de Zamora es ser rigurosos con el cumplimiento de las leyes.
5.2. Todas las personas pertenecientes a la Diócesis deberán actuar con absoluto respeto a la normativa legal vigente y, de manera especial, deberán eludir comportamientos delictivos.
5.3. En especial, son deberes de las personas sujetas al manual de compliance las siguientes:
(1) Conocer y comprender el manual de compliance y las políticas de Diócesis
(2) Cumplir con las obligaciones, directrices y prohibiciones desarrolladas en las políticas de Diócesis
(3) Realizar el acceso a los sistemas informáticos propios o ajenos con absoluto respeto a la ley
(4) Mantener los registros contables y financieros de la Diócesis de manera precisa, rigurosa, completa y con absoluta transparencia, registrando todas las transacciones económicas de la Diócesis de manera completa y de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados y con la normativa contable aplicable
(5) Respetar los derechos de propiedad intelectual e industrial de la Diócesis y de terceros
(6) Mantener la confidencialidad y secreto de cuanta información (propia o de terceros) se posea por causa del ejercicio de la actividad profesional o laboral en la Diócesis
(7) Informar a la dirección de cualquier incumplimiento del que se tenga conocimiento de la ley, del manual de compliance y del código de ética y conducta
(8) Informar a la dirección de cualquier conducta de riesgo de la que tenga conocimiento que no haya sido incluida en las políticas de la Diócesis
6. Fomentamos la relación personal con los compañeros de trabajo
6.1. El activo más valorado por la Diócesis de Zamora es la relación personal de todos aquellos que forman parte de la institución, de tal manera que lograr un buen ambiente laboral es nuestro primer objetivo.
6.2. Sólo es posible apreciar la contribución de cada individuo si disponemos de un buen ambiente laboral, buenas relaciones personales, buena organización, buena salud emocional y si actuamos con todos los compañeros de trabajo de conformidad con las normas de cortesía y respeto.
6.3. En especial, son deberes de las personas sujetas al manual de compliance las siguientes:
(1) La comunicación abierta, respetuosa, clara y sincera con todos los compañeros de trabajo
(2) La colaboración con los compañeros de trabajo y la ayuda para que logren el éxito en el desempeño de sus funciones
(3) La lealtad mutua
(4) El alineamiento con la misión de la Diócesis
(5) El espíritu de trabajo en equipo, la actitud proactiva y la rendición de cuentas
(6) El respeto a las diferencias individuales
(7) La atención a todos los comunicados emitidos por la Diócesis a directivos y empleados
(8) Está rigurosamente prohibido el acoso en cualquiera de sus formas, ya se produzca cara a cara, por escrito, por correo o por cualquier otro medio
(9) Queda prohibida cualquier discriminación por motivos de género, raza, orientación sexual, creencias religiosas, opiniones políticas, nacionalidad, origen social, discapacidad o cualquier otra circunstancia susceptible de ser fuente de discriminación
7. Valoramos la relación con los colaboradores y proveedores
7.1. Nuestros colaboradores son la razón de ser de la Diócesis de Zamora. Satisfacer sus necesidades y expectativas y ganar su fidelidad son una parte esencial para el cumplimiento de nuestros objetivos de crecimiento y desarrollo. Nuestra aspiración es el éxito continuado en el tiempo y éste solo será posible si nuestros colaboradores confían en la Diócesis de Zamora. Por tal razón, hemos de esforzarnos por conseguir y conservar su confianza.
7.2. El proveedor se constituye en un poderoso socio estratégico en la medida en que una respuesta acorde a las exigencias de calidad y cumplimiento de la Diócesis es vital para alcanzar los estándares fijados para la elaboración y preparación de nuestros servicios. Nuestra aspiración es mantener una relación de confianza con nuestros proveedores. Por tal razón, hemos de esforzarnos por conseguir y conservar su confianza.
7.3. Ambas fuerzas son auténticos activos intangibles con un determinante aporte al objetivo final y somos conscientes de que de nuestra conducta depende su logro y mantenimiento.
7.4. Por tal razón, nos comprometemos con la honestidad, la transparencia y la integridad en toda relación con colaboradores o proveedores como método para lograr y mantener el valor de estos activos intangibles.
7.5. Nos comprometemos con la responsabilidad de alcanzar las más altas cotas de calidad en nuestros servicios.
7.6. Nos negamos a realizar cobros o pagos indebidos y cualquier pago o cobro con dinero en efectivo, salvo para la atención de gastos menores que habitualmente son pagados al contado y en efectivo.
7.7. En ciertas circunstancias, el intercambio de favores comerciales restringidos y en especie podrían considerarse apropiados. Sin embargo, no buscamos influenciar indebidamente las decisiones de nuestros colaboradores o proveedores ofreciendo favores comerciales.
7.8. Por tal razón, se prohíbe aceptar u ofrecer regalos, dádivas, favores o atenciones, excepto en aquellas situaciones en las que se esté dentro de los límites habituales de la cortesía y siempre que no vayan en contra de las leyes aplicables.
8. Promovemos el desarrollo profesional y formación
8.1. La Diócesis de Zamora valora el crecimiento profesional de todos sus empleados. Por tal razón, se compromete a poner los medios para contribuir al aprendizaje, formación y actualización de los conocimientos y competencias de todos ellos.
8.2. Por su parte, todos los empleados y directivos participarán en todos los programas de formación en la medida en que sean requeridos y se esforzarán por obtener el máximo aprovechamiento de los mismos.
9. Velamos por la seguridad y salud en el trabajo
9.1. La Diócesis de Zamora se halla comprometida con el cumplimiento de las leyes y reglamentos pertinentes con la protección de la seguridad y salud en el lugar de trabajo.
9.2. Fomentamos y protegemos la salud y la seguridad de nuestros empleados y exhortamos a las personas de nuestra Diócesis que tengan a su cargo responsabilidades en áreas sujetas a leyes relativas a la seguridad y salud en el trabajo se dispongan a conocer y a aplicar éstas con todo rigor y puntualidad.
9.3. No se permite actuar de manera irresponsable poniendo en riesgo la seguridad de nuestros compañeros y de las instalaciones y equipos de la Diócesis.
9.4. La Diócesis de Zamora está comprometida con brindar y mantener un ambiente de trabajo seguro y exento de drogas que aliente la productividad y el mejor servicio a nuestros clientes.
9.5. Entendiendo que el consumo de alcohol o de cualquier sustancia estupefaciente, legal o ilegal, pueden interferir en nuestra capacidad de cumplir con las responsabilidades y compromisos profesionales, se prohíbe su uso en cualquier medida en el lugar y horario de trabajo.
10. Queremos proteger el medio ambiente
10.1. La Diócesis de Zamora se halla comprometida con el cumplimiento de las leyes y reglamentos pertinentes con la protección del medio ambiente.
10.2. Fomentamos la eficiencia en el consumo de recursos y la prevención de la contaminación medioambiental.
10.3. Todas las personas que integran la Diócesis de Zamora tienen el deber y la responsabilidad de cumplir con las leyes medioambientales y de respetar el medioambiente en cualquier lugar que trabajen.
11. Cumplimos con las leyes contra el lavado de dinero
11.1. Nuestro compromiso con el juego limpio, la honestidad y la transparencia incluye cumplir con todas las leyes contra el “lavado” de dinero y el blanqueo de capitales.
11.2. Todos los que formamos parte de la Diócesis debemos aprender a reconocer las primeras señales de alarma que pueden ser clientes que se resisten a proporcionar información completa o que se empeñan en pagar siempre con dinero en metálico.
11.3. Cualquier sospecha que sea detectada en este ámbito y cualquier comportamiento de clientes que vaya encaminado a efectuar pagos con dinero en efectivo deberá ser comunicada de inmediato al órgano de administración.
12. Valoramos el respeto mutuo y la privacidad
12.1. La forma de utilizar la información de carácter personal existente en los archivos y equipos de la Diócesis puede generar resultados indeseables y negativos, en la medida en que puede repercutir sobre la dinámica de la Diócesis y sobre la imagen de las personas.
12.2. Es por ello por lo que se insta al respeto a la privacidad de la información personal de socios, directivos, empleados, clientes y proveedores y a proteger la confidencialidad de los registros personales que deberán permanecer restringidos en los sistemas y equipos exclusivamente a quienes tienen la necesidad funcional de conocerlos y tratarlos.
12.3. Estos sistemas y equipos deben de ser usados con fines profesionales. No obstante, la Diócesis de Zamora entiende la necesidad de un cierto uso limitado y ocasional con fines personales. Por tal razón, se permite que haga utilice éstos mediante el uso de un buen criterio.
12.4. Téngase presente que si la Diócesis se ve inmersa en un procedimiento judicial o es objeto de investigación es posible que sus comunicaciones tengan que ser entregadas a terceros. Por tal razón, los empleados no pueden esperar ningún derecho de privacidad con sus comunicaciones personales efectuadas desde los medios que sean titularidad de la Diócesis, sin perjuicio de observarse en todo momento las limitaciones legales a este respecto.
12.5. Con sujeción a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico vigente, la Diócesis podrá instar la supervisión del uso del correo electrónico y de internet por cada empleado, en el bien entendido que todas las comunicaciones que se realicen con medios de la Diócesis serán tratadas como información de trabajo; por ello, podrá ser vista, supervisada y recuperada por la Diócesis.
13. Protegemos la información confidencial
13.1. Consideramos la información como un activo intangible de gran valor.
13.2. Observar un comportamiento de absoluta confidencialidad con toda la información de la que se dispone en el ejercicio del trabajo tanto si es propia como si es de terceras empresas y/o instituciones es un compromiso esencial de todas las personas sujetas al manual de compliance.
13.3. El uso indebido o la divulgación inapropiada de información propia o de un tercero puede perjudicar a la Diócesis.
13.4. Por ello, cualquier información que reciban los empleados en relación con su trabajo, de cualquier fuente propia o de terceros, debe ser considerada información confidencial y secreta.
13.5. En especial, se considera información confidencial y secreta, propia o de terceras empresas, la siguiente:
(a) Los procesos de trabajo
(b) Los métodos de producción
(c) Los métodos de comercialización
(d) Las normas para fijar precios
(e) Los planes operativos o estratégicos
(f) Los planes de negocio
(g) Los proyectos de Diócesis
(h) La información económica y financiera
(i) Listados de clientes y proveedores
(j) Listados de empleados y socios
(k) Información sobre recursos humanos, sueldos, etc.
(l) Los contratos con terceros
(m) La información de carácter legal
(n) El Software y los programas informáticos
13.6. Las comunicaciones internas. Se prohíbe la divulgación, por cualquier medio, de toda información considerada confidencial y de cualquier otra información de cuya transmisión pueda inferirse un daño para la Diócesis de Zamora o para terceros.
13.7. Toda persona sujeta al manual de compliance deberá firmar un acuerdo de confidencialidad.
14. Protegemos los activos de la Diócesis de Zamora
14.1. La Diócesis se esfuerza por dar a sus empleados los medios necesarios para el desarrollo de su trabajo.
14.2. La custodia y preservación de los activos de la Diócesis es responsabilidad de todos los integrantes y es su deber utilizarlos con cuidado para evitar su deterioro, su pérdida o sustracción.
Son activos de la Diócesis de Zamora:
(a) Los edificios y bienes muebles
(b) La maquinaria, instalaciones y equipos
(c) La tecnología, los equipos y sistemas informáticos
(d) Los teléfonos, fotocopiadoras y fax
(e) Los libros y las BBDD
(f) El material de oficina
(g) Los vehículos
(h) La propiedad intelectual o industrial
(i) La información sensible de la Diócesis
14.3. Las decisiones que traen causa del código de ética y de conducta son con frecuencia complejas. Cuando afrontes una situación o decisión y no estés seguro acerca de qué es lo correcto, hazte las siguientes preguntas:
(a) ¿Conozco toda la información necesaria para tomar la decisión?
(b) ¿He considerado las distintas opciones de que dispongo?
(c) ¿Es legal esta acción?
(d) ¿Es ética esta acción?
(e) ¿Se ajusta la decisión a lo regulado en las Políticas de Diócesis y en el Código de Ética?
(f) ¿De qué manera afectará esta decisión a la Diócesis, a los usuarios, a los empleados y a los asociados?
(g) ¿Qué les parecerá a los demás mi decisión?
(h) ¿Cómo me sentiría si se hiciera pública mi decisión?
15. Vigencia y aceptación
15.1. El presente código entrará en vigor el día 17/11/2023 y es objeto de aceptación y de obligado cumplimiento por las personas sujetas al manual de compliance.