Secretaría General

En cada diócesis debe designarse un Canciller, según prescribe el canon 482 §1:

Canon 482 § 1: En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.

Entre otras, es función del Canciller llevar el archivo diocesano (cf. canon 486). Los cánones 487 y 488 prescriben el régimen del archivo diocesano. En el archivo de la Curia se conservan los asuntos recientes o que se encuentran en el curso de los acontecimientos. Si pasa el tiempo y el asunto se convierte en histórico, el expediente ha de pasar al archivo histórico. En muchas diócesis el archivo diocesano histórico tiene un gran interés, y en las diócesis más antiguas es de valor incalculable incluso para la historia de la propia nación. En ellas se suele encomendar la custodia del archivo histórico a un archivero.

Además debe haber un archivo secreto -puede ser un armario fijo e inamovible con llave segura que se instale en el local del archivo diocesano- en el que se conserven los asuntos que deben guardarse bajo secreto (cf. canon 489 y 490).

Según indica el §3 del mismo canon, el Canciller es de propio derecho notario y secretario de la Curia. Además se pueden nombrar otros notarios. La función de los notarios es dar fe pública en cualquier acto jurídico. Además el canon 484 indica cuál es su oficio:

Canon 484: El oficio de los notarios consiste en:

1.redactar las actas y documentos referentes a decretos, disposiciones, obligaciones y otros asuntos para los que se requiera su intervención;

2.recoger fielmente por escrito todo lo realizado, y firmarlo, indicando el lugar, día, mes y año;

3.mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o documentos contenidos en el registro, y autenticar sus copias declarándolas conformes con el original.

Es función de los notarios la autenticación con su firma de los actos del Obispo y los Vicarios: según el canon 474, “los actos de la curia llamados a producir efecto jurídico deben ser suscritos por el Ordinario del que provienen, como requisito para su validez, así como también por el canciller de la curia o un notario”. Naturalmente la responsabilidad de los notarios no se refiere al contenido del acto o de la decisión que se tome. No es función de los notarios hacer una especie de control del contenido del acto, sino solo autenticar la firma del Ordinario que lo realiza.